Planilha, e-mail e WhatsApp vs. ATS: quando trocar
Planilha, e-mail e WhatsApp funcionam enquanto uma pessoa cuida de poucas vagas e os currículos chegam por um canal só. Vale trocar por um ATS (sistema de recrutamento) quando currículos se perdem entre canais, mais de uma pessoa decide a contratação ou a empresa precisa controlar quem acessa os dados de cada candidato e por quanto tempo.
O que muda em cada forma de recrutar
Oito critérios que pesam na rotina de quem contrata, da chegada do currículo ao custo do processo.
| Critério | Planilha | E-mail e WhatsApp | ATS |
|---|---|---|---|
| Centralização dos candidatos | Depende de alguém copiar cada currículo para a linha certa. | Cada candidato fica na caixa de entrada ou no celular de quem recebeu. | A candidatura chega pela página da vaga e já entra na vaga certa, com o currículo anexado. |
| Histórico do processo | Uma coluna de status, sobrescrita a cada mudança. | Espalhado em conversas que ninguém mais encontra. | Etapas, avaliações e mensagens ficam registradas na ficha de cada candidato. |
| Colaboração entre unidades e gestores | Arquivo compartilhado, versões conflitantes e acesso a tudo ou a nada. | E-mail encaminhado e print de conversa para o gestor opinar. | Cada pessoa vê as unidades que lhe cabem, e gestores avaliam no mesmo sistema. |
| LGPD e retenção de dados | Cópias do arquivo circulam sem registro de quem abriu nem prazo para apagar. | Currículos ficam em caixas pessoais e celulares, fora do controle da empresa. | Acesso por papel e, do plano Essencial em diante, banco de talentos com prazo de retenção configurável. |
| Página de carreiras e Google for Jobs | Não existe: a vaga precisa ser divulgada em outro lugar. | A vaga circula como texto ou imagem em grupos. | Página de carreiras da empresa, com as vagas publicadas com os dados estruturados que o Google for Jobs lê. |
| Triagem | Leitura manual de cada currículo. | Leitura manual, muitas vezes na tela do celular. | Etapas padronizadas por vaga. A triagem de currículos com IA é do plano Pro em diante. |
| Métricas | Só as fórmulas que alguém montar e mantiver. | Nenhuma. | Vagas, candidaturas e etapas em um painel, com relatórios avançados do plano Pro em diante. |
| Custo | Sem mensalidade, mas cobra em horas de trabalho manual. | Sem mensalidade, mas cobra em horas e em candidatos sem resposta. | Há plano grátis, e os pagos cobram por vaga aberta, com unidades e usuários ilimitados. |
Sinais de que a planilha não dá mais conta
Se mais de um item descreve a sua rotina, vale testar um ATS numa vaga e comparar.
- Um bom candidato já se perdeu porque o currículo ficou no e-mail ou no WhatsApp de alguém.
- Mais de uma pessoa recruta, e cada uma mantém a própria planilha.
- Gestores e unidades pedem atualização do processo por mensagem.
- Ninguém sabe dizer quanto tempo leva, em média, para fechar uma vaga.
- Candidatos reprovados ficam sem retorno.
- A empresa não sabe onde estão os currículos de quem não foi contratado, nem por quanto tempo vai guardá-los.
- A mesma vaga abre várias vezes no ano e a seleção recomeça do zero.
- Divulgar uma vaga exige reescrever o anúncio em cada grupo e site.
Quanto custa sair da planilha
No HireTree o preço é por vaga aberta: unidades e usuários são ilimitados em todos os planos, inclusive no Grátis. Os valores abaixo são para organizações no Brasil.
Grátis
1 vaga aberta por vez, sem mensalidade. Dá para trocar a planilha numa vaga e comparar os dois jeitos.
Essencial
R$ 95,00 por vaga aberta por mês, ou R$ 79,00 por vaga ao mês no plano anual, cobrado anualmente, com mínimo de 3 vagas.
Teste grátis
14 dias do plano Pro completo, sem cartão de crédito. Ao fim do teste, escolha um plano pago ou siga no Grátis.
Rascunhos não contam como vaga aberta, e encerrar uma vaga libera o lugar dela para outra. A assinatura não diminui sozinha: a vaga comprada segue cobrada até você removê-la. Ver todos os planos e os preços do seu país
Para aprofundar a decisão
Perguntas frequentes
Troque a planilha numa vaga e compare
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